Protection des reseignments personnels

Association d’assurances du Barreau canadien

POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Introduction

L’Association d’assurances du Barreau canadien (« AABC ») est une société sans but lucratif administrée et contrôlée par des juristes, qui s’est employée, avec la collaboration de sociétés d’assurances canadiennes de renom, à offrir des produits d’assurance et des produits financiers, complets et abordable, aux membre de la communauté juridique, à leurs familles et employés.

À l’AABC nous savons à quel point il est important d’assurer le caractère confidentiel des renseignements de nos clients, notamment les renseignements personnels qui nous sont fournis. Dans le cadre de ses activités, l’AABC recueille des renseignements personnels, c’est pourquoi nous avons mis au point cette politique afin de vous faire part de notre engagement d’assurer l’exactitude et le caractère confidentiel des renseignements personnels que nous obtenons pour la conduite de nos affaires.

En quoi consiste les renseignements personnels ?

Par « renseignements personnels », nous entendons tout renseignement enregistré sous une forme quelconque relativement à une personne identifiée ou à une personne dont l’identité peut être sous-entendue ou déterminée d’après ce renseignement, à l’exclusion des renseignements touchant les contacts d’affaires (comme le nom, le titre et l’adresse).

Pourquoi l’AABC recueille et utilise les renseignements personnels ?

L’AABC recueille et utilise les renseignements personnels fournis verbalement ou par écrit (y compris ceux transmis électroniquement) par les clients, les agents, les assureurs, les courtiers, les représentants des ventes, les contractants et les autres filiales (y compris leurs employés) pour les raisons suivantes :

a) Promouvoir et vendre les services et les produits de l’AABC;
b) Aider les clients à s’incrire à différents régimes d’assurance et d’avantages sociaux;
c) Servir de liaison entre les sociétés d’assurance ou les courtiers d’assurance, les représentants des ventes et les clients;
d) Administrer les polices d’assurance, notamment percevoir les primes pour le compte des assureurs;
e) Administrer nos relations, entre autres, avec nos clients, les représentants des ventes, les assureurs, les courtiers, les contractants et les autres filiales;
f) Répondre aux exigences juridiques et réglementaires; et
g) Tout autre but conforme à ces objectifs.

Les renseignements personnels que nous exigeons sont subordonnés aux services ou produits que vous demandez.

Pourquoi l’AABC recueille et utilise les renseignements personnels ?

Comment l’AABC recueille et utilise les renseignements personnels L’AABC recueille, utilise et fournit des renseignements personnels uniquement dans des circonstances raisonnables et dans le seul but de fournir des produits, des services ou de l’information aux clients. Nous ne recourons qu’à des pratiques de collecte de renseignements personnels équitables et conformes à la loi.

Nous n’utilisons les renseignements personnels qu’aux fins décrites aux présentes et nous ne vendons, n’échangeons ni ne divulguons, moyennant contrepartie, aucun renseignement personnel que nous avons obtenu.

Sauf pour une couverture d’assurance et l’administration de garanties, l’AABC ne recueille pas sciemment des renseignements personnels de toute personne âgée de moins de 18 ans, en particulier d’enfants âgés de moins de 13 ans, et elle n’utilise pas de tels renseignements si elle découvre qu’ils ont été fournis par un mineur.

Quand l’AABC peut divulguer vos renseignements personnels

L’AABC peut divulguer vos renseignements personnels à des particuliers ou à des organisations qui :

a) sont des filiales de l’AABC, qui désirent vous fournir des détails sur leurs produits ou services ou sur d’autres possibilités, et leurs fournisseurs de produits connexes, sauf indication contraire de votre part;

b) aident l’ABBC à vous renseigner sur ses produits ou services, sauf indication contraire de votre part;

c) ont été retenus par l’AABC pour vous fournir différents produits d’assurance;

d) sont des conseillers juridiques, ou d’autres conseillers, de la personne en cause et ses fournisseurs de produits;

e) sont impliqués dans ce qui suit :

i) le transfert de tout ou partie de l’actif ou des affaires de l’AABC;
ii) l’entretien, la revue et le développement des systèmes administratifs, procédés et infrastructure de l’AABC, y compris la vérification ou l’amélioration de ses système informatiques; ou
iii) la réorganisation corporative de l’AABC.

Nous ne divulguerons les renseignements personnels de nature délicate qui nous sont fournis que s’ils sont exigés dans le but de fournir des produits ou services à nos clients.

Lorsque l’AABC divulgue des renseignements personnels à des organisations qui dispensent des services en son nom, elle exigera que ces fournisseurs de services n’utilisent ces renseignements que dans le seul but de fournir des services à l’AABC, un client ou la personne en cause et qu’ils aient en place les mesures nécessaires pour la protection de ces renseignements personnels.

Lorsque des renseignements personnels sont susceptibles d’être transférés à une autre organisation en prévision d’une fusion ou de la vente de l’AABC ou d’un changement de propriété quant à la totalité ou à une partie de l’AABC, nous n’effectuerons le transfert que si les parties ont conclu une entente au titre de laquelle la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements (notamment tout renseignement personnel) n’auront pour objet que l’opération commerciale, y compris toute décision portant sur son exécution, et qu’elles ne seront invoquées par les parties que dans le but d’entreprendre et de terminer l’opération commerciale.

Veuillez noter qu’il existe des situations où l’utilisation et/ou la divulgation des renseignements personnels sont justifiées ou autorisées et où l’AABC est légalement tenue de divulguer des renseignements sans consentement. Voici quelques-unes de ces situations :

a) lorsque cela est requis par la loi ou par ordonnance ou exigence d’un tribunal, d’un organisme administratif ou d’un autre tribunal gouvernemental;
b) lorsque l’AABC croit, avec motifs valables, qu’il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable;
c) lorsqu’il est nécessaire d’établir ou de percevoir des sommes payables à l’AABC;
d) lorsqu’il est nécessaire de permettre à l’AABC d’introduire les recours à sa disposition ou de restreindre les dommage qu’elle pourrait subir; ou
e) lorsque les renseignements sont publics.

Si nous sommes contraints ou autorisés à divulguer des renseignements sans consentement, nous ne divulguerons que les renseignements exigés.

Consentement

Sauf dans les cas autorisés par la loi, nous ne recueillerons aucun renseignement personnel sans obtenir au préalable le consentement de la personne concernée par la collecte, l’utilisation et la diffusion de ce renseignement. Toutefois, nous pouvons demander un consentement pour utiliser et divulguer des renseignements personnels après qu’ils ont été recueillis, lorsque nous désirons utiliser ces renseignements dans un but non identifié aux présentes ou antérieurement, ou pour lequel la personnel en cause n’a accordé aucun consentement préalable.

En fournissant les renseignements personnels à l’AABC la personne en cause convient et consent à ce que ses renseignements personnels soient recueillis, utilisés et divulgués conformément à la présente politique. De plus, de temps à autre des autorisations et des consentements déterminés peuvent être obtenus, le cas échéant.

Dans la plupart des cas et sous réserve de restrictions juridiques et contractuelles, une personne est libre de refuser ou de retirer son consentement n’importe quand en donnant un préavis raisonnable. On devrait noter que dans certains cas, les produits et les services ne peuvent être offerts que si une personne fournit des renseignements personnels à l’AABC. Par conséquent, si une personne choisit de ne pas nous fournir un renseignement personnel exigé, nous risquons de ne pouvoir offrir les produits ou les services demandés. Nous vous informerons des conséquences d’un retrait de consentement.

Exactitude et rétention des renseignements personnels

L’AABC s’emploie à s’assurer que les renseignements personnels fournis et ceux qu’elle détient sont exacts, complets et à jour aux fins pour lesquelles ils sont utilisés. Si nous jugeons que les renseignements personnels ne sont plus exacts, complets et à jour, nous les modifierons et, le cas échéant, nous nous efforcerons d’aviser les tiers auxquels les renseignements erronés ont été communiqués afin de leur permettre de rectifier leurs dossiers.

Nous ne conservons vos renseignements personnels que pour les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis. La période de conservation des renseignements varie en fonction du produit, du service et de la nature des renseignements. Nous pouvons prolonger cette période après la fin de nos relations avec toute personne, uniquement en vue de nous permettre de répondre adéquatement à toute question qui pourrait survenir plus tard. Dès que nous n’avons plus besoin de vos renseignements, nous avons en place des procédés pour détruire, supprimer et effacer ces renseignements ou pour les convertir en un format anonyme.

Actuellement, le site principal de l’AABC pour la conservation des renseignements se trouve dans la ville de Toronto ainsi qu’à l’emplacement d’affaires de nos mandataires autorisés.

Protection des renseignements personnels

L’AABC s’efforce de maintenir en place des dispositifs de sécurité sur le plan physique, technique et procédural relativement à ses bureaux et à ses installations de stockage de l’information, afin d’éviter la perte, l’emploi abusif, l’accès non autorisé, la divulgation ou la modification des renseignements personnels. Cette ligne de conduite s’applique également à l’élimination ou à la destruction des reseignements personnels.

L’AABC protège également les renseignements personnels en limitant leur accès uniquement aux employés qui, selon la direction de l’AABC, doivent avoir accès aux renseignements afin que l’AABC puisse fournir des produits, des services ou de l’information.

Si un employé de l’AABC utilise incorrectement des renseignements personnels, cet usage constituera une infraction grave pouvant requérir des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. Si une personne ou une organisation utilise incorrectement des renseignements personnels recueillis dans le but de fournir des services à l’AABC ou pour le compte de celle-ci, cet usage sera considéré comme étant une faute grave pouvant requérir des mesures pouvant aller jusqu’à la terminaison de toute entente entre l’AABC et la personne ou l’organisation.

De temps à autres, nous passons en revue nos procédures afin de nous assurer qu’elles sont toujours efficaces et pertinentes.

Accès à vos renseignements personnels

L’AABC autorise le droit d’accès et d’examen raisonnable relativement aux renseignements personnels qu’elle détient au sujet d’une personne et elle s’efforcera de fournir les renseignements en question dans un délai raisonnable, en général dans les 30 jours suivant la demande. Afin de prévenir les demandes d’accès frauduleuses, avant d’accorder l’accès ou de faire des rectifications, nous pouvons exiger des preuves suffisantes de la personne faisant la demande pour confirmer l’authenticité de sa demande.

Nous fournirons les renseignements à partir de nos dossiers sous une forme facile à comprendre. L’AABC se réserve le droit de ne changer aucun renseignement personnel, toutefois, elle ajoutera tout texte alternatif que la personne en cause juge approprié.

L’AABC se réserve le droit de refuser l’accès aux renseignements personnels, lorsque les renseignements demandés :

a) divulguent

i) des renseignements personnels, y compris des opinions au sujet d’une autre personne ou d’une persone décédée; ou
ii) des secrets commerciaux ou d’autres informations d’affaires de nature confidentielle susceptibles de nuire à l’AABC ou à la position concurrentielle d’un tiers;

b) entravent des négociations contractuelles ou d’autres négociations par l’AABC ou un tiers;
c) font l’objet d’un privilège de communications entre avocat et clients ou d’un privilège lié à un litige;
d) sont difficiles à récupérer et les frais et les charges que pourrait entraîner la divulgation de ces renseignements seraient disproportionnés par rapport à leur nature ou à leur valeur;
e) n’existent pas, ne sont pas détenus ou ne peuvent être trouvés par l’AABC;
f) peuvent raisonnablement occasionner i) un préjudice grave au traitement ou au rétablissement de la personne en cause, ii) un préjudice émotionnel grave à la personne en cause ou à une autre personne, ou iii) un préjudice corporel grave à une autre personne;
g) peuvent nuire ou entraver les activités de maintien de l’ordre et toutes autres fonctions d’enquête ou de réglementation d’un organisme légalement autorisé à exercer ces fonctions; ou
h) peuvent être dissimulés ou leur dissimulation est exigée en vertu d’une loi applicable.

Lorsque des renseignements ne peuvent être divulgués, la personne les ayant demandés obtiendra les raisons de leur non-divulgation.

L’AABC ne donnera pas suite à toutes demandes d’accès répétitives ou vexatoires et sa décision sera fondée sur des facteurs, comme la fréquence de la mise à jour des renseignements, l’objet de l’utilisation des renseignements et la nature des renseignements.

L’AABC n’exigera pas de frais pour la vérification ou la rectification de vos renseignements, toutefois, dans le mesure permise par la loi applicable, des frais minimums pourraient être imposés pour les copies des dossiers.

Site Web

Nos clients ainsi que toutes autres personnes ont un libre accès à notre site Web. Notre serveur Web détecte des renseignements généraux au sujet de nos visiteurs, comme le nom du domaine, l’heure de la visite, la durée de la visite et les pages visitées. Nous utiliserons ces renseignements à l’interne, uniquement de façon générale, afin de mieux servir les visiteurs. Nous pourrons ainsi :

a) Gérer notre site;
b) Diagnostiquer tout problème technique; et
c) Améliorer le contenu de notre site Web.

Lors de l’usage de l’internet, la personne apprendra à utiliser les mouchards électroniques (cookies). Les mouchards électroniques sont des fichiers ou des éléments d’information pouvant être mémorisés sur le disque dur d’un ordinateur, lorsqu’une personne visite notre site Web. La plupart des fureteurs sont conçus pour accepter les mouchards électroniques. Si vous ne désirez pas accepter les mouchards électroniques, vous pouvez configurer votre ordinateur de façon qu’il refuse les mouchards électronique ou vous avise de leur présence. Les mouchards électronique de « session » sont des éléments d’information temporaires qui sont effacés après la sortie du visiteur de la fenêtre du fureteur ou à l’arrêt de l’ordinateur. Les mouchards électroniques de session sont utilisés pour améliorer la navigation sur le site Web et pour recueillir des renseignements statistiques agrégés. L’AABC utilise des mouchards électroniques de session.

Les mouchards électroniques « persistants » sont des éléments d’information plus permanents qui sont placés sur le disque dur de l’ordinateur d’un visiteur et qui y restent jusqu’à ce qu’ils soient supprimés. Les mouchards électroniques persistants mémorisent des renseignements dans l’ordinateur d’un visiteur pour plusieurs raisons, comme, récupérer certains renseignements antérieurement fournis (par exemple, les mots de passe), aider à déterminer les parties du site Web que les visiteurs apprécient le plus et personnaliser le site Web selon les préférences des visiteurs.

À l’heure actuelle, le site Web de l’AABC n’utilise pas des mouchards électroniques persistants, des GIF clairs ni tout genre de « connexion maligne ».

Nous ne partageons aucun renseignement personnel obtenu par l’entremise d’un mouchard électronique avec des tiers.

Vous pouvez vous servir de la section « Demandes en direct » de notre site Web pour demander une soumission ou de plus amples renseignements sur nos produits. Afin de pouvoir donner suite à votre demande, cette section vous demande de fournir certains renseignements personnels. L’AABC ne conserve pas ces renseignements mais les soumet plutôt au représentant des ventes de votre région.

Nous n’avons aucun contrôle sur les sites Web des tiers auxquels on peut accéder au moyen des hyperliens de notre site Web. Nous encourageons toutes les personnes à lire la politique sur le respect de la vie privée de chaque site Web qu’elles visitent.

Questions sur la protection de la vie privée

Si vous avez des questions concernant :

i) l’accès à vos renseignements personnels,
ii) notre collecte, utilisation, gestion ou divulgation des renseignements personnels, ou
iii) la présente politique,

veuillez communiquer avec l’agent de l’AABC responsable de la protection des renseignements personnels, par courriel, au custserv@barinsurance.com ou, par téléphone, au 1-800-267-2422.

L’AAB examinera toutes les plaintes et si une plainte est justifiée, elle prendra toutes les mesures nécessaires pour résoudre le problème.